Was Sie als UnternehmerIn nun planen (und tun) sollten?

Die Nachrichten über die aktuell vorherrschende Corona Pandemie überschlagen sich derzeit. Seit der Pressekonferenz am 10.3. gelten die von der Regierung gesetzten Maßnahmen und Empfehlungen in Österreich. Die Bundesregierung hat Unternehmen klar empfohlen, auf Telearbeit zu setzen und Mitarbeiter auch vorsorglich ins Homeoffice zu schicken, wenn dies möglich ist. 

UPDATE (12.03.2020):
Kommen Sie bitte immer wieder retour und prüfen Sie den Artikel auf Updates. Wir ergänzen laufend neue Erkenntnisse .

Update-Chronologie:

• 12.03., 10:00 Uhr - Update Präventivmaßnahmen
• 12.03., 11:30 Uhr - Info Grenzschließungen
• 12.03., 13:27 Uhr - Info bei PC-Notkauf (für Fernzugriffe)

UPDATE (13.03.2020):

13.03., 14:00 Uhr - Info über weitere Einschränkungen:

• Alle Unternehmen sind aufgerufen, alle Mitarbeiter ab Montag (16.3.) nach Möglichkeit Teleworking zu ermöglichen
• Restaurants dürfen nur mehr bis 15:00 Uhr geöffnet haben
• Alle Geschäfte bleiben geschlossen, ausgenommen existentiell erforderliche Branchen (wie z. B. Lebensmittelhandel, Drogerien, Banken, Post, ...)
• Ab sofort werden weitere Grenzkontrollen aufgenommen (z. B. Schweiz)
• Der internationale Flugverkehr wird mit sofortiger Wirkung eingestellt
• Gemeinden in den Tiroler Tourismusgebieten werden unter Quarantäne gestellt.

Hot News

Von Kunden mit Mitarbeitern aus Tschechien wird berichtet, dass erste Grenzschließungen erfolgen. Das heißt, speziell für alle Unternehmen mit Mitarbeitern aus dem Ausland: Sorgen Sie rechtzeitig dafür, dass diese Mitarbeiter Fernzugriffe erhalten!

Große Verunsicherung ist derzeit zu merken und viele Unternehmen bereiten sich bereits auf längerfristige Bürosperren vor. Auch bevorstehenden Schul- oder Kindergartenschließungen bedeuten möglicherweise den Ausfall von ArbeitnehmerInnen und die Notwendigkeit, die häusliche Kinderbetreuung zu organisieren.

Homeoffice bzw. Teleworking steht nun im Vordergrund und als UnternehmerIn fragt man sich, was man bei einer verhängten häuslichen Quarantäne oder auch bei akuten Teleworking-Maßnahmen zu bedenken hat.

Generell gelten folgende Empfehlungen:

• Teleworking
• Vermeidung sozialer Kontakte
• Schließung von Universitäten und FHs
  (und in weiterer Folge Schulen und Kindergärten)
• Absage von Outdoor-Veranstaltungen mit mehr als 500 Teilnehmern
  und Indoor-Veranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmern
  (Personal zählt dazu)

Vorbereitung

Reden Sie rechtzeitig (frühzeitig) mit Ihrem IT-Betreuer oder Ihrer internen IT-Mannschaft. Wenn häusliche Quarantäne verhängt wird, sind möglicherweise auch die Mitarbeiter aus der IT betroffen und können nur mehr bedingt unterstützen. Sollten Sie beispielsweise Notebooks für Fernzugriffe benötigen, so sollten diese möglichst frühzeitig beschafft werden. Aufgrund der aktuellen Situation und Produktionsstätten in China sind bereits Lieferengpässe vorhanden, die in nächster Zeit sicherlich noch kritischer werden.

Erstellen Sie einen Notfallplan!

Spielen Sie gedanklich alles durch, was Ihr Unternehmen treffen kann. Hier sind neben den IT-Themen natürlich auch viele andere Themen zu berücksichtigen. In den folgenden Zeilen haben wir in einer Planungsgruppe PNC-intern versucht, Ihnen einen möglichst guten Leitfaden zur Verfügung zu stellen:

Präventivmaßnahmen

(Update 12.03.2020)

• Schicken Sie bereits möglichst bald und vorab einen Teil Ihrer Belegschaft nach Hause. Damit haben Sie die Möglichkeit (auch bei einer Infektion im Unternehmen) zumindest einen Teil der MitarbeiterInnen bei angeordneter Quarantäne danach in die Firma zu holen.
  
  
• Testen Sie möglichst frühzeitig die Fernzugriffe und nicht erst, wenn sie schon dringend benötigt werden.
  
  
• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bereits jetzt Teleworking "ausprobieren". Testen Sie die Zugriffe auf alle benötigten Systeme möglichst frühzeitig!
  
  
• Wenn Sie Not-PCs kaufen (für Fernzugriffe von Home-Offices) und diese selbst "vorinstallieren" wollen, dann bitte während der ersten Dialog-Fenster auswählen "ich habe kein Internet". Ansonsten müssen Sie ein Microsoft Konto einrichten und die gesamte Installation wird unnötig kompliziert.

Öffentlichkeitsarbeit

Überlegen Sie, ob Sie Teleworking-Maßnahmen oder häusliche Quarantäne öffentlich publizieren wollen bzw. müssen. Dies ist sicherlich von Ihrem Geschäftsfeld abhängig und ob direkter Kundenkontakt herrscht. Eine Beratungsagentur ist sicher anders zu behandeln als eine Praxis für Physiotherapie. 

Abhängig von Ihrer Entscheidung sind folgende Punkte zu betrachten:

• Überlegungen anstellen, ob Kommunikation nach außen notwendig ist. Besteht Ansteckungs- oder Weiterverbreitungsgefahr und Kundenkontakt?
• Soll öffentlich kommuniziert werden, dass die Mitarbeiter des Unternehmens unter häusliche Quarantäne gestellt wurde?
• Sollen Homepage-Inhalte geändert werden?
• Muss ein Ladengeschäft geschlossen werden?
• Welche Filialen sind betroffen?
• Soll ein "Direktaushang" (Zettel hinter der Auslage) erfolgen?

Möglicherweise macht es auch Sinn, proaktiv sein Geschäftsumfeld zu informieren:

• PR Verantworlicher/Pressekontakt auf der Homepage anführen
• Sollen Geschäftspartner aktiv informiert werden?
  (z. B. Newsletter, direkte Anschreiben, …)
• Wirtschaftskammer

Erreichbarkeit (Telefonie, Mail)

Bei eingeschränkter Büro-Besetzung gilt es zu überlegen, wie die Kommunikationsmöglichkeiten am besten aufrecht erhalten werden können. Vom einfachen Kauf einer Anzahl Wertkartentelefonen bis hin zur Erweiterung der Telefonanlage um IP-Nebenstellen gibt es hier viele Möglichkeiten. Zu überlegen sind folgende Fragen:

• Soll die Haupt-Telefonnummer auf Handynummern der MitarbeiterInnen in häuslicher Quarantäne oder bei Homeoffice umgeleitet werden?
  Wieviele ISDN-Kanäle oder VoIP Kanäle stehen zur Verfügung? (Umleitung belegt Sprachkanäle)
• Ist eine Umrüstung der TK-Anlage (oder ein Austausch) auf VoIP Technologie sinnvoll und möglich?
  Damit wäre eine leichtere Anbindung von Homeoffice-Apparaten über VoIP Technologie umsetzbar.
• Soll ein Anrufbeantworter (oder Info in Warteschleife) aktiviert werden, der Anrufer proaktiv informiert?
• Sind die Handynummern der MA direkt bei Kunden, Lieferanten, … bekannt?
  Können diese verwendet werden?
• Lohnt sich die Anschaffung von Mobiltelefonen?
  Zu bedenken - keine einfache Rufweiterleitung, Kommunikation zu Partnern schwierig, ...

Das Thema E-Mail ist in den meisten Unternehmen relativ unproblematisch, da häufig der Zugriff von extern über das Internet möglich ist. Kritisch wird es beim Einsatz von veralteten Technologien wie SMTP oder POP3. In diesem Fall wird ein rascher Umstieg auf neue Technologien (wie z. B. Hosted Exchange) empfohlen!

Betriebsfortführung 

Grundsätzlich ist zu überlegen, welche Teile eines Betriebs auf Teleworking (Homeoffice) umgestellt werden können. Einige Arbeitsaufgaben sind ohne das am Firmengelände vorhandene Equipment nicht möglich. Man bedenke hier im Speziellen Produktionsbereiche, Lagerverwaltung oder ähnliche Aufgaben. Reine IT-Arbeitsplätze können meist auf Homeoffice umgestellt werden. Aber auch hier sind diverse Einschränkungen zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen bei der Realisierung des Fernzugriffs zu berücksichtigen. Stellen Sie sich in diesem Zusammenhang folgende Fragen:

• Welche Bereiche des Unternehmens können auf Teleworking umgestellt werden?
• Welche Mitarbeiter können Reisetätigkeiten einschränken?
• Kann die Produktion fortgeführt werden?
• Welche Applikationen (Software, Programme) sind im Einsatz und ist es möglich, diese via Fernzugriff zu betreiben?
• Welche Möglichkeiten des Fernzugriffs bestehen bereits oder können umgesetzt werden (VPN, RDP, Teamviewer, Terminal Services, Citrix, …)?
• Sollen die MA ihre Firmen-PCs mit nach Hause nehmen oder bleiben die Plätze im Büro und verwenden die MA private PCs?
• Haben die betroffenen MA Home-PCs zur Verfügung?
• Sind Sie sich der Risiken bewusst, wenn ein Home-PC auf Unternehmensdaten zugreift (und auch der DSGVO-relevanten Themen)?
• Sind Dongles oder andere Hardware-Komponenten im Einsatz, die den Einsatz von Home-PCs erschweren?
• Sind Drucker oder sonstige Hardware für die Fortführung der Arbeit erforderlich, die ortsgebunden sind?
• Ist der Virenschutz weiter gewährleistet, wenn Fremdgeräte ins Netzwerk Zugriff bekommen oder eingebunden werden?

Serverbetrieb und zentrale IT

Typischerweise laufen Server bereits ohne dauernde Interaktion von IT-Betreuern alleine. Monitoring und wiederkehrende Wartungstätigkeiten sind dennoch auszuführen und werden üblicherweise bereits via Fernzugriff erledigt. Im Fall der Fälle muss aber auch ein IT-Betreuer aus dem Homeoffice auf die Server zugreifen können und diverse Vor-Ort Maßnahmen sollten getroffen worden sein:

• Fernzugriff für IT-Administrator ist gewährleistet
• Funktion der USV-Anlagen ist geprüft und Akkus sind in Ordnung
• Remote Management Module (RMM) bzw. Keyboard-Video-Monitor (KVM) Switches sind im Einsatz, um hardwarenahe Zugriffe von der Ferne erledigen zu könne

Wichtig ist bei der Serverbetreuung durch ein externes Unternehmen auch, dass bei einem Notfall der physische Zutritt zum Serverraum schnell und unkompliziert organisiert werden kann. Das heißt, es ist hier auch zu überlegen, ob präventiv ein Schlüssel zu den Unternehmensräumlichkeiten dem externen IT-Betreuer übergeben werden soll.

Datensicherung

In vielen Unternehmen wird die Datensicherung auf externe USB-Festplatten, Magnetbändern oder sonstigen Datenträgern vorgenommen. Diese müssen gewechselt und extern verbracht werden. Bei einer Quarantäne-Maßnahme ist dies nicht mehr möglich. Hier besteht entweder die Möglichkeit, dauerhaft auf denselben Datenträger zu sichern oder optional eine Online-Datensicherung einzurichten. Die Möglichkeit der Online-Sicherung ist von Faktoren wie der Internet-Geschwindigkeit und dem zu sichernden Datenvolumen abhängig. Ihr IT-Vertrauensmann kann Sie dazu individuell beraten.

DSGVO-Konformität & Rechtliches

Last but not least - das Eintreten der Corona Pandemie setzt ins keinster Weise die aktuell gültige Rechtslage außer Kraft. Das heißt, die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU DSGVO) bleibt weiterhin in Kraft. Bei der Umsetzung aller Maßnahmen für Teleworking ist dies also zu berücksichtigen.

Bezüglich weiterer rechtlicher Grundlagen können Sie sich auch auf der Internet-Seite des BM für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz weiter informieren.

Für Rückfragen, weiterführende Informationen oder konkrete Umsetzungsfragen für Ihr Unternehmen, stehen Ihnen die Spezialisten der PNC gerne unter +43 (2956) 7001 zur Verfügung.

Alexander Beck, BA
Geschäftsführer