REINER SCT timeCard - PNC Erweiterung

Kurzarbeit-Auswertung
Corona macht uns allen zu schaffen - glücklicherweise wurde regierungsseitig jedoch eine Erleichterung für Unternehmen geschaffen, Kurzarbeit während der Pandemie zu betreiben. Das bedeutet allerdings auch, dass diese Zeiten penibel genau geführt werden müssen, da für jeden Arbeitstag ein Prozentsatz ermittelt werden muss, der auf Kurzarbeit geht. Wenn also Mitarbeiter früher das Unternehmen verlassen oder später den Dienst antreten, dann muss auf die Normalarbeitszeit aufgefüllt werden und diese "Auffüllung" ist dann der Anteil Kurzarbeit des jeweiligen Tages.

Bei einer Hand voll Mitarbeiter lässt sich so eine Liste möglicherweise noch händisch führen - bei mehreren Mitarbeitern ist dies aber nahezu unmöglich und auch die gute alte Excel-Tabelle hat schnell ausgedient, da sie sehr fehleranfällig ist und manuelle Änderungen kaum nachvollziehbar sind.

Anwender der timeCard Software von ReinerSCT haben's gut. PNC hat eine Erweiterung für timeCard programmiert, die eine vollautomatische Kurzarbeitsauswertung Die aktuelle gesetzliche Lage verpflichtet Arbeitgeber, die Homeoffice Tage von Mitarbeitern im Rahmen der Lohnverrechung bekanntzugeben. Mit der Erweiterung werden einerseits eine Buchungsmöglichkeit für "Gehen Kurzarbeit" und andererseits ein zusätzlicher Report installiert. Die Auswertung sehen Sie hier anhand eines Beispiels:

Grundsätzliche Info bzgl. Arbeitsaufzeichnungen – im Anlassfall zur Kurzarbeit

Arbeitgeber sind während des Bezugs einer Kurzarbeitsbeihilfe (§ 37b AMSG) verpflichtet, als Nachweis für die Anzahl der verrechenbaren Ausfallstunden Arbeitszeitaufzeichnungen (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Arbeitsunterbrechungen) für alle von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter zu führen.

Auf Verlangen sind die Aufzeichnungen dem Arbeitsmarktservice (AMS) vorzulegen (für stichprobenartige Kontrolle durch das AMS).

Bei Nichtvorlage oder „unrichtigen“ Arbeitszeitaufzeichnungen drohen den Unternehmen saftige Strafen:
So umfasst der Strafrahmen für Abgabenhinterziehung je nach Ausformung empfindliche Geldstrafen bis zum doppelten des hinterzogenen Betrages und bis zu vier Jahren Haft. Auf Förderungsbetrug stehen bis zu zehn Jahre Haft und zusätzlich drohen hohe Strafen wegen Urkundenfälschung.

Bei einer GPLB – Prüfung ist die Vorlage der Arbeitsaufzeichnungen verpflichtend.
(Die GPLB ist die Gemeinsam Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen wie Lohnsteuer (LSt), Dienstgeberbeitrag zum FLAG (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), KommSt und Sozialversicherungsbeiträge in einem Prüfvorgang).
Wird diese nicht vorgelegt, kommt es zu Schätzungen bzw. zu Strafen ca. 80€/Monat pro Dienstnehmer.
Dies kann eine hohe Strafe/ Nachverrechnung bei einer GPLB Prüfung bedeuten.

Arbeitszeiten müssen aufgezeichnet werden

Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung der im Arbeitszeitgesetz geregelten Angelegenheiten Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Aufzeichnungspflicht besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern! Das Arbeitsinspektorat prüft die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht. Die Nichteinhaltung führt zu Strafsanktionen:

Was muss aufgezeichnet werden?

Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber müssen für jede Arbeitnehmerin/jeden Arbeitnehmer Beginn und Ende der Arbeitszeit aufzeichnen. Aus diesen Aufzeichnungen muss neben der Tagesarbeitszeit auch hervorgehen:

• Die Wochenarbeitszeit
• Die tägliche Ruhezeit
• Die wöchentliche Ruhezeit

Werden Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe beschäftigt, sind Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken.

Beginn und Ende der Ruhepausen sind ebenfalls aufzuzeichnen.

Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z.B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden.

Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung haben die Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber keine zusätzlichen Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen, sondern lediglich die Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode sowie auf Verlangen des Arbeitsinspektorates zu bestätigen. Abweichungen von dieser Einteilung sind laufend aufzuzeichnen.

Aufbewahrungspflichten von Arbeitszeitaufzeichnungen

Nach den arbeitsrechtlichen Bestimmungen müssen Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten ein Jahr aufbewahrt werden.
Diese Frist ergibt sich aus der Verjährung der Verwaltungsstraftatbestände nach § 28 Abs 2 Z 7 AZG iVm § 31 Abs 2 VStG.
Darüber hinaus ist jedoch zu beachten, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen aus abgabenrechtlicher Sicht wesentlich länger aufbewahrt werden müssen:
für die Sozialversicherungsbeiträge beträgt die Frist drei oder fünf Jahre und für Finanzamtsabgaben und die Kommunalsteuer grundsätzlich sieben Jahre.

Arbeitsaufzeichnungen sind daher jedenfalls sieben Jahre aufzubewahren.

Werden diese Fristen nicht eingehalten, muss der Arbeitgeber mit Geldstrafen und Nachzahlungen in Rechtsstreitigkeiten mit dem Arbeitnehmer oder in Abgabenprüfungen rechnen.

Bei Interesse an dieser Lösung melden Sie sich bitte - wir informieren Sie gerne über alle Möglichkeiten und die damit verbundenen Einrichtungskosten.

Beachten Sie auch die zusätzlichen Erweiterungspakete der PNC zu timeCard: